Die versteckten Kosten des manuellen Onboardings
Hier ist die Falle: Onboarding sieht immer einfach aus, wenn man es oberflächlich betrachtet. Ein Vertrag wird verschickt. Ein neues Konto in Google oder Microsoft 365. Slack-Einladung. Vielleicht eine CRM-Lizenz. IT bestellt einen Laptop. Fertig, oder? Aber wenn du dich mit der Personalabteilung oder IT hinsetzt und die Schritte tatsächlich durchgehst, werden die versteckten Kosten offensichtlich.
Rechnen wir es durch.
Die Personalabteilung verbringt leicht <strong>10–20 Stunden pro neuer Einstellung</strong>: Verträge entwerfen, Erinnerungen senden, Dokumente sammeln, Details in die Lohnabrechnung eingeben, Tickets für IT erstellen, mit Managern koordinieren und Unterschriften einholen. IT fügt weitere Stunden für E-Mail-Setup, Slack, CRM und Gerätebestellung hinzu.
Bei <strong>einer Einstellung pro Monat</strong> sind das bereits <strong>150–200 Stunden pro Jahr</strong> für repetitive Administration. Das ist fast ein ganzer Monat der Arbeitszeit von jemandem — nur für das Verschieben von Formularen und Klicken durch Einstellungsbildschirme. Skalier auf <strong>drei oder vier Einstellungen pro Monat</strong>, und plötzlich verbrennst du <strong>700+ Stunden pro Jahr</strong>. Das ist wie die Einstellung eines Teilzeit-"Onboarding-Assistenten", dessen einziger Job das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Tools ist.
Und die Geldseite? Manager benötigen oft Salesforce- oder SAP-Lizenzen nur zur Genehmigung des Zugriffs. Eine Lizenz hier und da klingt nicht nach viel, aber 20+ zusätzliche Lizenzen zu je €1.500 summieren sich auf <strong>€30.000 jährlich verschwendet</strong> — für Genehmigungen, die sowieso niemand machen möchte.
Währenddessen spüren auch neue Mitarbeiter den Schmerz. Anstatt sich in ihre Rolle zu vertiefen, stecken sie fest und warten darauf, dass IT die Tickets abarbeitet. Erste Eindrücke zählen, und nichts tötet die Begeisterung schneller, als an einem Schreibtisch zu sitzen ohne E-Mail-Zugang.
<strong>Deshalb ist Onboarding der perfekte Kandidat für Automatisierung.</strong> Es ist repetitiv, regelbasiert und voller Engpässe, die Software besser handhaben kann als Menschen. Und je früher du es reparierst, desto mehr sparst du, während du wächst.
Phase 1: Automatisierung des Onboardings für kleine Unternehmen (50–80 Mitarbeiter)
In der kleinen Unternehmensphase sind Neueinstellungen normalerweise gering. Vielleicht kommt eine neue Person pro Monat dazu. Der Prozess sieht oft so aus: HR entwirft einen Vertrag in Word, sendet ihn über DocuSign, kopiert die Details in eine Tabelle und mailt IT, um Konten in Google Workspace und Slack zu erstellen. Manager werden zur Genehmigung in CC gesetzt, und Gerätebestellungen werden ad hoc abgewickelt.
Auf dem Papier funktioniert es. In Wirklichkeit ist es langsam und chaotisch. HR verbringt **10+ Stunden pro Einstellung** mit dem Verfolgen von Papierkram, dem Ausfüllen derselben Details in verschiedenen Systemen und der Nachverfolgung bei IT. IT verbringt weitere 2–3 Stunden mit der Kontoeinrichtung. Manager verschwenden Zeit damit, auf E-Mail-Ketten zu antworten, nur um "ja, gib ihnen Salesforce" zu sagen. Der neue Mitarbeiter taucht auf und wartet manchmal einen halben Tag, nur um Zugang zu Slack oder ihrem CRM zu bekommen. Das ist nicht gerade die reibungslose Tag-1-Erfahrung, die du geben möchtest.
<strong>Wie Onboarding-Automatisierung dieses Bild verändert:</strong>
Der Einfluss bei nur einer Einstellung pro Monat:
Selbst in diesem frühen Stadium geht es bei der Automatisierung nicht nur um die eingesparten Euros. Es geht darum, eine konsistente, professionelle Onboarding-Erfahrung zu schaffen und deine HR- und IT-Teams von repetitiver Arbeit zu befreien, die nur mit deinem Wachstum zunehmen wird.
Phase 2: Automatisierung des Onboardings für Scale-Ups (100–200 Mitarbeiter)
Spulen wir ein paar Jahre vor. Das Unternehmen ist auf etwa 150 Mitarbeiter gewachsen und stellt jetzt 3–4 Personen pro Monat ein. Um das Recruiting zu bewältigen, haben sie Tools wie Greenhouse (ATS) und Workday (HRIS) hinzugefügt. Der Stack ist ausgereifter, aber die Schmerzpunkte bleiben dieselben: Genehmigungen, IT-Bereitstellung und Compliance.
Ohne Automatisierung sieht Onboarding so aus:
<strong>Wie Onboarding-Automatisierung skaliert:</strong>
<strong>Der Einfluss bei Skalierung:</strong>
In dieser Größe ist Automatisierung kein "nice to have" mehr. Es ist der Unterschied zwischen reibungslosem Betrieb und dem Verbrennen von Tausenden von Euros und Hunderten von Stunden für repetitive Aufgaben.
Unsere Methodik: Wie wir mit dir arbeiten
Onboarding-Automatisierung ist keine Plug-and-Play-App. Jedes Unternehmen hat seine eigene Mischung von Tools, seine eigenen Eigenarten und seine eigene Genehmigungskultur. Deshalb ist unser Prozess darauf ausgelegt, kollaborativ und transparent zu sein. So sieht die Zusammenarbeit aus:
1. Entdeckung & Bewertung
Wir beginnen damit, uns mit den Menschen hinzusetzen, die täglich mit Onboarding leben: HR, IT und mindestens ein Manager. Gemeinsam kartieren wir den aktuellen Prozess Schritt für Schritt — vom Versenden von Verträgen über Genehmigungen bis zur Kontoeinrichtung. Wir schauen, welche Systeme berührt werden, wie viel Zeit aufgewendet wird und wo die größten Engpässe sind. Am Ende dieser Phase hast du ein klares Bild der versteckten Kosten und wo Automatisierung den größten Einfluss haben wird.
2. Design & Zusammenarbeit
Basierend auf der Entdeckung entwerfen wir die erste Version des Workflows. Für ein kleineres Unternehmen umfasst dies normalerweise Vertragsunterzeichnung, Genehmigungen und das Erstellen von Konten in den Kern-Tools (Google Workspace, Slack oder Teams, CRM, Lohnabrechnung). Für größere Unternehmen könnte es ATS- und HRIS-Integrationen einschließen. Wir arbeiten mit dir zusammen, um Zugriffsbündel für jede Rolle und Abteilung zu definieren, damit die Bereitstellung konsistent und wiederholbar ist. Diese Phase dreht sich um Zusammenarbeit — wir bringen das Framework, du bringst das Insider-Wissen deines Unternehmens.
3. Implementierung
Sobald das Design vereinbart ist, richten wir eine dedizierte Automatisierungsinstanz für dein Unternehmen ein. Hier laufen die Workflows sicher ab, mit deinen API-Anmeldedaten und Service-Konten. Wir verbinden die Systeme, fügen KI-Module hinzu, um unstrukturierte Eingaben wie Verträge und E-Mails zu handhaben, und bauen den Audit-Trail auf, damit jede Aktion protokolliert wird. Du erhältst Einblick in die Funktionsweise des Systems — keine Black-Box-Magie.
4. Testen & Rollout
Vor dem Go-Live führen wir einen Pilotversuch mit ein oder zwei Einstellungen durch. HR, IT und Manager sehen die Automatisierung in Aktion, und wir feintunen den Workflow basierend auf echtem Feedback. Sobald sich alles reibungslos anfühlt, rollen wir es für alle neuen Einstellungen aus. Von hier an wird der Prozess wiederholbar, konsistent und skalierbar.
5. Support & Skalierung
Onboarding-Automatisierung ist nicht statisch. Während dein Unternehmen wächst, kommen neue Tools ins Spiel. ATS, HRIS, Salesforce, Workday — wir können sie nach Bedarf integrieren. Wir übernehmen auch Monitoring, Updates und Support, damit du dir keine Sorgen um die Infrastruktur machen musst. Unser Ziel ist es, dass dein Onboarding reibungslos im Hintergrund läuft, während sich dein Team auf Menschen konzentriert, nicht auf Papierkram.
Die Zusammenarbeit mit uns ist eine Partnerschaft. Du kennst dein Geschäft, wir kennen Automatisierung. Gemeinsam entwerfen wir eine Lösung, die zu deinem Stack passt, deinem Team monatlich Stunden spart und mit dir skaliert.
Vorher vs. Nachher: Der Einfluss der Onboarding-Automatisierung
Es ist eine Sache, über Stunden und Lizenzen zu sprechen, aber der klarste Weg, den Wert der Onboarding-Automatisierung zu sehen, ist Seite an Seite. So sieht das Leben vor und nach der Automatisierung aus.
| Aspect | Before Automation | After Automation |
|---|---|---|
| HR-Zeit | 10–20 Stunden pro Einstellung, Papierkram verfolgen und Daten neu eingeben | 2–5 Stunden pro Einstellung, automatisierte Schritte überprüfen und bestätigen |
| IT-Zeit | 2–3 Stunden pro Einstellung, manuelle Kontoeinrichtungen | 30 Minuten oder weniger, nur Ausnahmen oder Hardware behandeln |
| Manager-Zeit | E-Mail-Ketten und zusätzliche Salesforce/SAP-Lizenzen nur für Genehmigungen | Ein-Klick-Genehmigungen in Slack oder Teams, keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich |
| Compliance | Genehmigungen in E-Mail-Threads vergraben, kein klarer Audit-Trail | Jeder Schritt automatisch protokolliert mit Rollen und Zeitstempeln |
| Mitarbeitererfahrung | Tag eins oft mit Warten auf Zugang oder Ausrüstung verbracht | Tag eins vollständig bereit mit Konten, Tools und Willkommensinformationen |
| Jährliche Kosten | 700+ Stunden verschwendete Personalzeit + €30k für ungenutzte Lizenzen | 500–700 Stunden gespart + €30–40k gespart bei Lizenzkosten |
Der Unterschied geht nicht nur ums Geldsparen. Es geht um Vertrauen. HR macht sich keine Sorgen mehr, ob sie einen Schritt vergessen haben. IT fürchtet sich nicht mehr vor der Onboarding-Woche. Manager verschwenden keine Zeit damit, sich in Systeme einzuloggen, die sie kaum nutzen. Und neue Mitarbeiter beginnen mit den Tools, die sie brauchen, mit dem Gefühl, dass das Unternehmen bereit für sie ist. Das ist die Macht der Automatisierung, wenn sie auf einen der repetitivsten, aber kritischsten Prozesse in jedem Unternehmen angewendet wird.
Warum Onboarding früh automatisieren
Die meisten Teams schauen erst dann nach Automatisierung, wenn der Schmerz unerträglich wird. HR ertrinkt in Administration, IT ist wochenlang im Rückstand mit Tickets, und neue Mitarbeiter sind frustriert. Bis dahin fühlt sich der Prozess wie ein Feuerwehreinsatz an, anstatt wie ein reibungsloser Willkommensprozess.
Die Realität ist, dass Onboarding einer der einfachsten Prozesse zum Automatisieren und einer der teuersten zum Ignorieren ist. Bei einer Einstellung pro Monat fühlt sich die verschwendete Zeit gering an. HR zuckt mit den Schultern und sagt: "Wir können das schaffen." Aber wenn du drei oder vier Personen pro Monat einstellst, ist diese versteckte Arbeitsbelastung stillschweigend zu Hunderten von Stunden und Zehntausenden von Euros pro Jahr gewachsen.
Frühe Automatisierung hat zwei große Vorteile:
Je früher du das Fundament baust, desto mehr Zeit und Geld sparst du, während das Unternehmen wächst. Und noch wichtiger: Deine Mitarbeiter starten auf dem richtigen Fuß — bereit zu arbeiten, nicht wartend darauf, dass jemand ihre E-Mail einrichtet.
Fazit: Onboarding, das einfach funktioniert
Onboarding geht nie nur um Papierkram. Es ist der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter von deinem Unternehmen erhält, und es setzt den Ton dafür, wie organisiert und vorbereitet du bist. Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen es mit Klebeband handhaben: E-Mails, Tabellen und überarbeitete HR-Teams. Es funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.
Die Zahlen erzählen die Geschichte. Selbst bei einer Einstellung pro Monat frisst manuelles Onboarding mehr als 150 Stunden pro Jahr auf. Bei drei oder vier Einstellungen pro Monat gibst du plötzlich das Äquivalent eines Teilzeitgehalts und Zehntausende für Lizenzen aus, die Manager kaum berühren.
Automatisierung ist der Ausweg. Beginn klein mit den Grundlagen: Vertragsauslöser, KI zum Parsen von Details, Ein-Klick-Genehmigungen in Slack, automatische Kontenerstellung. Dann wachse in tiefere Integrationen hinein, während dein Stack reift. Der Prozess skaliert mit dir, von KMU zu Scale-up, ohne jemals reißen und ersetzen zu müssen.
Das Ergebnis? HR und IT bekommen ihre Zeit zurück. Manager verschwenden keine Energie mehr für Genehmigungen. Neue Mitarbeiter kommen am ersten Tag mit allem bereit an. Und das Unternehmen spart dabei echtes Geld.
Wenn du dich in dieser Geschichte wiedererkennst, bist du nicht allein. Onboarding-Schmerz ist universal — aber mit dem richtigen Ansatz muss es nicht deine Realität sein.